Descripción de Puesto – Executive Assistant del CEO / Asistente Ejecutivo de CEO
Área: Dirección Ejecutiva
Empresa: Pacifiko.com
Nivel: Ejecutivo / Administrativo Estratégico
Reporta a: CEO
Sobre Nosotros
Somos un startup en rápido crecimiento con resultados demostrados. Estamos construyendo un ecosistema para darle a las personas una experiencia de clase mundial cuando compran y venden productos en línea. Nos motiva construir algo que genere valor a millones de personas, con un equipo de primer nivel, que piense en grande. Lo que estamos construyendo brinda oportunidad a cualquier persona o negocio para comprar productos a excelentes precios, sin importar de donde viva la persona, ahorrando tiempo, dinero, y dando acceso a millones de productos. También estamos brindando oportunidad a cualquier persona o negocio que quiera vender productos, y crecer sus ingresos vendiendo en Pacifiko de una manera fácil. Con esto, estamos creando miles de empleos directos e indirectos, ayudando a la economía y empleo.
Pacifiko.com fue fundado a finales de 2019, tenemos operaciones en tres países, y con planes de crecimiento. Tenemos +500,000 productos a la venta, cientos de miles de clientes ya han confiado en nosotros, un equipo de alto calibre, hemos establecido relación con marcas reconocidas como Samsung, Apple, Xiaomi, Stanley, entre otras y al mismo tiempo estamos cientos de pequeñas y medianas empresas ya venden en Pacifiko. Ofrecemos un excelente servicio al cliente para los clientes, oportunidades de crecimiento profesional para el equipo en un sistema de meritocracia y un sistema similar a como funcionan las compañías en USA.
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Propósito del Puesto
El Executive Assistant (EA) del CEO es responsable de brindar soporte administrativo, operativo, organizacional y comunicacional al CEO de Pacifiko.com, garantizando que su tiempo, prioridades y agenda se manejen de forma eficiente, ordenada y estratégica.
Este rol permite que el CEO opere al máximo nivel de enfoque, optimizando la coordinación interna, preparando información clave, gestionando comunicaciones y asegurando que proyectos y compromisos ejecutivos avancen sin fricción. Es un puesto de alta confianza, discreción y criterio profesional.
Responsabilidades Principales
Gestión de Agenda y Prioridades del CEO
Administrar la agenda ejecutiva: reuniones, viajes, compromisos internos y externos.
Priorizar solicitudes y coordinar tiempos críticos con precisión.
Garantizar que el CEO cuente siempre con información y materiales previos para cada reunión.
Mantener una visión proactiva del calendario para anticipar conflictos o necesidades.
Coordinación de Reuniones y Comunicación Ejecutiva
Preparar agendas, minutas, documentos de reunión y presentaciones ejecutivas.
Llevar seguimiento de acuerdos y tareas derivadas de reuniones del CEO.
Servir como punto de contacto entre el CEO y otras áreas de la empresa.
Filtrar y organizar comunicaciones entrantes, solicitudes y mensajes clave.
Soporte Administrativo y Organizacional
Organizar viajes, reservas, eventos corporativos y logística ejecutiva.
Manejar documentos confidenciales, contratos y correspondencia.
Gestionar gastos, reportes, reembolsos y coordinación administrativa.
Apoyar al CEO en la organización personal relacionada con su rol empresarial.
Gestión de Proyectos Ejecutivos
Apoyar en proyectos estratégicos asignados por el CEO.
Coordinar con líderes de áreas para recopilar información o dar seguimiento a iniciativas.
Mantener visibilidad sobre hitos, entregables y dependencias críticas.
Preparar reportes de avance y alertar sobre riesgos o retrasos.
Análisis Básico y Preparación de Información
Preparar resúmenes ejecutivos, documentos estratégicos y presentaciones.
Consolidar datos, reportes y KPIs que el CEO necesita para tomar decisiones.
Realizar investigaciones puntuales (benchmark, proveedores, tendencias, etc.).
Relación con Stakeholders Internos y Externos
Coordinar interacciones del CEO con:
Líderes internos (Finanzas, Tech, Producto, Marketplace, Operaciones).
Inversionistas, bancos, proveedores clave o socios comerciales.
Representantes legales, contables o externos.
Mantener comunicación profesional, clara y efectiva en todas las interacciones.
Manejo de Confidencialidad y Criterio Ejecutivo
Garantizar el resguardo de información sensible.
Mostrar criterio profesional en manejo de documentos, conversaciones y accesos.
Ser un apoyo confiable en decisiones y situaciones ejecutivas del día a día.
Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
Eficiencia y precisión en la gestión del calendario del CEO.
Cumplimiento de entregables y seguimiento de acuerdos ejecutivos.
Calidad de documentos, resúmenes y reportes entregados.
Nivel de organización y reducción de conflictos en agenda.
Puntualidad y exactitud en comunicación interna/externa.
Satisfacción del CEO con el soporte recibido.
Requisitos del Puesto
Formación Académica
Licenciatura en Administración, Negocios, Comunicación, Relaciones Internacionales, Ingeniería, o áreas afines.
Certificaciones en gestión ejecutiva, project management o herramientas digitales (deseable).
Experiencia
3–6 años como Executive Assistant, Office Manager, Chief of Staff Junior o roles similares.
Experiencia previa apoyando a directores generales o ejecutivos de alto nivel.
Deseable experiencia en empresas digitales, e-commerce, startups o ambientes multipaís.
Conocimientos Técnicos
Dominio de herramientas de productividad (Google Workspace, Office, Notion, etc.).
Manejo de calendarios complejos y gestión de reuniones ejecutivas.
Habilidad para preparar presentaciones ejecutivas.
Conocimiento básico de finanzas, operaciones y métricas de e-commerce (deseable).
Inglés intermedio o avanzado (deseable).
Competencias Blandas
Organización excepcional, anticipación y priorización.
Comunicación clara, profesional y efectiva.
Enfoque absoluto en discreción, confidencialidad y confianza ejecutiva.
Proactividad y capacidad de resolver problemas sin supervisión.
Manejo de presión, alto volumen y entornos dinámicos.
Atención al detalle y pensamiento estructurado.
Diplomacia, empatía y excelente trato interpersonal.
Qué Ofrecemos (opcional para publicación externa)
Exposición directa a la operación estratégica de Pacifiko.com.
Rol altamente visible e impactante dentro de la organización.
Oportunidad de participar en proyectos clave y decisiones ejecutivas.
Ambiente dinámico, innovador y de rápido crecimiento.
Trayectoria potencial hacia roles como Chief of Staff, Project Manager, Product Manager o Business Operations Lead.